Utgangspunktet
Merchsjappa selger merch på vegne av artister, gjennom nettbutikk med betaling via Vipps og Stripe. Det gir et krav vanlige nettbutikker slipper: hvert eneste salg må registreres slik at artisten vet nøyaktig hva som er solgt, og slik at oppgjøret til artisten kan regnes ut riktig.
I praksis betydde det manuell punching, eksportfiler og avstemming mot to betalingsløsninger. Det tok mest tid når det var travlest, og med oppgjør per artist er marginen for feil null. Et salg ført på feil artist er ikke en tastefeil, det er penger i feil oppgjør.
Dette fant vi
Vi satte oss inn i hvordan oppgjørene henger sammen, og hva som fantes av ferdige koblinger mellom nettbutikk og Fiken. Tre ting pekte seg ut:
Prosjektregnskap i Fiken løser oppgjørene
Behandler man hver artist som et prosjekt, og fører hvert salg på prosjektet, holder regnskapet selv oversikten over hva hver artist har solgt. Da ligger grunnlaget for oppgjøret ferdig i Fiken, i stedet for i et regneark ved siden av. Svaret fantes altså allerede i regnskapssystemet Merchsjappa brukte.
Ingen ferdig integrasjon støttet det
Det finnes ferdige koblinger mellom nettbutikk og Fiken, men ingen av dem støttet prosjektregnskap. Akkurat funksjonen som løser Merchsjappas viktigste behov, var den ingen hyllevare tilbød. Skulle salgene føres på prosjekt automatisk, måtte integrasjonen bygges fra bunnen.
Løsningen måtte være vanntett
Jobben kunne gjøres for hånd, så vi visste nøyaktig hvordan hver føring skulle se ut. Men en automatikk som fører tusenvis av salg uten at noen ser på, har ikke råd til å bomme. Et salg på feil prosjekt betyr feil oppgjør til to artister. Kravet var derfor ikke bare at systemet skulle føre riktig, men at det skulle stoppe og si fra i stedet for å gjette.
Dermed var oppdraget klart: en egen integrasjon mellom WooCommerce og Fiken, med en applikasjon i midten som sørger for at hvert produkt tilhører et prosjekt, og at hvert salg bokføres riktig og havner på riktig artist.
Det vi gjorde
En egen applikasjon mellom WooCommerce og Fiken
Det viktigste grepet. Applikasjonen tar imot hver ordre fra nettbutikken, avgjør konto, mva-behandling og betalingsmåte, og fører salget i Fiken på prosjektet til artisten. Hvert produkt i nettbutikken tilhører et prosjekt, så hvert salg lander på riktig artist uten at noen tar stilling til noe underveis.
Feil slipper ikke gjennom
Ordrer som ikke kan føres trygt automatisk, stoppes og merkes i stedet for å forsvinne eller føres på slump. Unntakene håndteres bevisst, og synkronisering kan kjøres på nytt uten fare for dobbeltføring. Det er dette som gjør at automatikken kan stoles på: den fører riktig, eller den sier fra.
Vipps og Stripe avstemt hver for seg
De to betalingsløsningene gjør opp ulikt, og måtte derfor behandles ulikt. Hver transaksjon knyttes til riktig oppgjør, slik at regnskapet stemmer med bankkontoen uten at noen må sammenligne to rapporter for hånd.
Salgsoversikt
Alle ordrer samles i én oversikt med status, beløp, betalingsmåte og bokføringstilstand. Filtre for behandling, faktura, refusjoner og avvik gjør at man ser hva som trenger oppmerksomhet uten å lete.
Resultatet
Over 10 000 salg er bokført automatisk, hvert av dem på riktig artist. Den ukentlige runden med punching er borte, og regnskapet er oppdatert kontinuerlig i stedet for etterskuddsvis.
Oppgjørene har gått fra å være en jobb til å være en rapport. Når en artist vil vite hva som er solgt, ligger svaret ferdig i prosjektregnskapet.
Det merkes mest når det er travelt. Før vokste regnskapsarbeidet i takt med salget, nå gjør det ikke det. Flere ordrer krever ikke mer arbeid, bare mer maskin.