Den samme informasjonen, tre ganger
En ordre kommer inn i nettbutikken. Den skrives inn i regnskapet, føres i et regneark for oversikt, og nevnes i en e-post til den som skal pakke. Fire steder, ett salg, og tre muligheter for at noe blir feil.
Det tar mest tid når det er travlest, og det er da feilene kommer. En integrasjon fjerner disse mellomleddene ved å la systemene si fra til hverandre selv.
Hva er en integrasjon?
En integrasjon er en kobling som gjør at to systemer utveksler informasjon uten at et menneske flytter den. Nettbutikken forteller regnskapet at det er solgt noe. Kalenderen forteller nettsiden hvilke tider som er ledige. Fagsystemet forteller lageret hva som skal plukkes.
Et API er inngangen systemet tilbyr for å få det til: et sett avtalte spørsmål det svarer på. De fleste moderne systemer har et, og kvaliteten på det avgjør ofte hvor mye jobb en kobling blir. Det er også noe å sjekke før dere velger nytt system, ikke etterpå.
Hva en god integrasjon krever
Den må vite hva som er fasit
Når to systemer har hver sin versjon av kundeadressen, må det være bestemt hvilket som gjelder. Uten den avklaringen får dere to sannheter som overskriver hverandre etter tur, og ingen vet lenger hvilken som er riktig.
Den må tåle at noe går galt
Nettverk faller ut, leverandører har nedetid, og en gang i blant kommer det data ingen hadde tenkt på. En integrasjon som antar at alt går bra, svikter i det stille. Da oppdages det først når regnskapet ikke stemmer, tre uker senere.
Den må si fra fremfor å gjette
Det som ikke kan behandles trygt, skal stoppes og merkes, ikke føres på slump. Hos Merchsjappa er et salg på feil prosjekt ikke en tastefeil, det er penger i feil oppgjør. Kravet var derfor at systemet fører riktig, eller sier fra.
Den må kunne kjøres på nytt
Når noe har stoppet opp, skal det kunne synkroniseres igjen uten fare for at ting bokføres to ganger. Dette er kjedelig arbeid som ingen ser, og det er forskjellen på en kobling man stoler på og en man må kontrollere.
Den må kunne endres
Leverandører endrer API-ene sine, og da må koblingen tåle å bli justert uten at alt bygges om. Vi holder derfor integrasjonen adskilt fra resten, med logg som viser hva som faktisk har skjedd.
Når det ikke finnes en ferdig kobling
Første spørsmål vi stiller er om noen har løst dette før. Finnes det en ferdig kobling som gjør jobben, er det både billigere og tryggere å bruke den, og vi sier det.
Merchsjappa er eksempelet på det motsatte. Behandler man hver artist som et prosjekt i Fiken, ligger grunnlaget for oppgjøret ferdig i regnskapet. Svaret fantes altså i systemet de allerede brukte, men ingen av de ferdige koblingene mellom nettbutikk og Fiken støttet prosjektregnskap. Akkurat funksjonen som løste det viktigste behovet, var den ingen hyllevare tilbød.
Da bygget vi en applikasjon i midten. Over 10 000 salg er nå bokført automatisk, hvert av dem på riktig artist, og regnskapsarbeidet vokser ikke lenger i takt med salget.
Slik jobber vi
Vi kartlegger flyten før vi kobler noe: hva som skjer i dag, hvem som gjør hva for hånd, og hvor feilene faktisk oppstår. En tungvint arbeidsflyt blir ikke bedre av å gå raskere, så av og til er svaret å forenkle prosessen først.
Så bygger vi minst mulig. Én flyt om gangen, satt i drift og fulgt opp, før neste kobles på. Det gjør det enkelt å se hva som virker, og billig å snu hvis noe viser seg å være unødvendig.
Koblinger vi har bygget
Nettbutikk mot regnskap
Applikasjonen til Merchsjappa tar imot hver ordre fra WooCommerce, avgjør konto, mva-behandling og betalingsmåte, og fører salget i Fiken på riktig prosjekt. Vipps og Stripe gjør opp ulikt og avstemmes hver for seg, så regnskapet stemmer med bankkontoen.
Offentlige data inn i en kalkulator
Solcellekalkulatoren henter bygningsdata og takflater fra offentlige kilder, legger solinnstrålingsdata for stedet over, og regner ut paneler, effekt og materialforbruk. Kunden ser aldri denne delen. Det er den som gjør at anslaget treffer.
Nettsiden mot verktøyene dere har
Booking, betaling, skjemaer og fagsystemer koblet til nettsiden, slik at en henvendelse havner der den skal med en gang. Trenger dere mer enn en kobling, er skreddersydd programvare neste verktøy i kassa.
